ארגון
כנסים מקצועיים נחשב לאחד האתגרים הסבוכים בתחום הפקות האירועים. ריבוי ההכנות
המקדימות, האורחים המגיעים ממקומות שונים (לעיתים גם מחו"ל), ההיערכות מבחינת
המקום המארח, הפרסום הנדרש, החומר הנלווה ועוד – כל אלו הופכים את הפקת הכנס
למשימה שכדאי להשאיר למקצוענים ולמנוסים בלבד. אז כדי שגם הכנס אותו אתם מארגנים
לא יהפוך לפארסה אמיתית, הכנו עבורכם מדריך תמציתי אך חשוב להפקה מקצועית ומוצלחת.
המקום ולוח
הזמנים
נדמה
ש-50% מהצלחת הכנס טמונה בבחירתכם במקום המארח. בחירה זו תקבע האם האורחים שלכם
ייאלצו לבלות שעתיים בפקקים או שיגיעו בנקל; האם יסתבכו במציאת מקום חניה; האם
יהיה מקום לכולם או שהצפיפות תהווה מוטיב מרכזי באירוע; ובכלל, כמה נעים יהיה
לאורחים להיות חלק מהכנס. אי לזאת, בעת הפקת כנסים ואירועים המוניים חשוב להקדיש
את כל הזמן, המחשבה והמשאבים הכלכליים האפשריים לעניין. גם אם תקציבכם מוגבל, חפשו
את מקורות החיסכון במקומות אחרים. בבחירת המקום התייחסו בעיקר למיקום שלו, לנראות
הכללית, להתאמת הגודל, לאווירה שהוא מייצר, גישה לנכים, מקומות חניה ועוד.
אחרי
שבחרתם מקום כמו שצריך, הגיע העת לייצר לוח זמנים ראוי. גולת הכותרת היא שילוב בין
מקצועי לחווייתי במידה הראויה, עם רצף פעילות שאינו מכביד יתר על המידה, אך גם לא
דל ומרווח מדי. בתכנון לוח הזמנים, השאירו לעצמכם מרווחים מספיקים לתקלות בלתי
צפויות ואיחורים שונים. נסו לעמוד בלוח אותו יצרתם עד כמה שניתן. זה יסייע לכם
ב'זרימה' נכונה של הכנס.
הציוד,
הקייטרינג וכל השאר
מקום
ולו"ז יש, אך ארגון
כנסים מושכל דורש עוד עבודה רבה. לציוד הטכני הנדרש דאגתם? מחשבים, מקרנים,
רמקולים, מיקרופונים, מגברים, תאורה, תפאורה, ציוד תרגום סימולטני ועוד - כל אלו מהווים חלק בלתי נפרד מכל כנס ברמה גבוהה.
ודאו שהכל קיים, עובד כמו שצריך ומגובה על כל צרה שלא תבוא. כמובן שבין הרצאה אחת
לשנייה, יש צורך גם לקייטרינג ראוי. קחו בחשבון כי כנס, מלא בתוכן איכותי ככל
שיהיה, שבו האורחים רעבים או סתם מאוכזבים ממנות אוכל דלות שהוגשו להם, עלול להוות
כישלון סוחף. על כן בדקו כמה חברות קייטרינג, חפשו המלצות אותנטיות, נסו לא להשאיר
אף אורח רעב (צמחונים, טבעוניים, שומרי כשרות וכו') ואל תתנו דווקא לאוכל להיות
עבורכם מכשול בדרך להצלחה.
ולסיום,
כמה סעיפים קטנים אך חשובים להשלמת התמונה הכוללת:
ביטחון –
דאגו לאבטחה ושמירה מקצועיים וראויים. גם סדרני אולם וסדרני חניה יתקבלו בברכה; ניקיון
- ודאו שבמקום קיים צוות ניקיון גדול מספיק ושאין אף רגע של לכלוך וזוהמה; עיצוב –
הוסיפו אלמנטים עיצוביים למקום הנבחר, לשדרוג המראה הכללי; שי לאורחים – בחרו משהו
צנוע, מרשים ומתאים לסוג הכנס; הסעות – שכרו את שירותיה של חברת הסעות במקרה
הצורך.
ורגע
לפני שניפרד, נדגיש בשנית – אם אין באמתחתכם הידע והניסיון בארגון או הפקת כנסים,
אל תיכנסו להרפתקה שממנה יש לכם רק מה להפסיד. השאירו את העבודה הקשה לחברת הפקות
מסודרת, ותיהנו מכנס מרשים ומקצועי שכולם
ידברו עליו. בהצלחה!